Orientações para uma audioconferência dinâmica e produtiva
O Brasil é o maior mercado na América Latina em números de empresas que adotam a áudio-conferência e, também, desenvolve-se quanto à esta necessidade de adaptação cultural de aceitar que reuniões possam ser feitas com vantagens de maneira virtual. De acordo com pesquisa Frost & Sullivan, só nos EUA, o segmento de áudio-conferência deve atingir US$ 3,13 bilhões em 2011.
O propósito da solução de audioconferência é oferecer aos seus usuários a sensação de que localidades geograficamente distantes podem interagir de maneira clara, simples e objetiva, simulando um ambiente de trabalho presencial, independente do local em que as equipes de trabalho estejam.
São cinco aspectos que devem ser considerados e precisam trabalhar juntos para obter o melhor áudio possível: largura de banda, repercussão, amplitude, interatividade e de ruído. O trabalho de qualquer sistema de conferência é equilibrar estes aspectos automaticamente para fornecer a melhor experiência possível em ambas extremidades.
Para o bom andamento de sua reunião, através de sistemas de audioconferência de última geração, é necessário seguir algumas regras
Aproveite ao máximo as idéias aqui apresentadas e bom trabalho!
1 – Preparando o espaço
Alguns simples ajustes em sua sala de reuniões podem ser muito importantes para melhorar a qualidade e o andamento da conferência.
- Acústica - Carpetes e cortinas são materiais absorventes de som e portanto, melhoram a sensação acústica da sala, proporcionando um som mais claro para ambas as partes. Evite salas com paredes de vidro e chão frio pois estes materiais refletem o som e criam uma sensação de eco.
- Equipamentos - O dimensionamento correto dos equipamentos na sala e a distribuição estratégica dos microfones é fundamental para a qualidade da reunião.
2 – Preparando a conferência
É importante lembrar-se de alguns aspectos fundamentais para que não haja nenhum imprevisto antes de sua reunião
- Agendamento antecipado – Mesmo sendo extremamente fácil conectar-se com qualquer outra localidade, fazer um pré-agendamento conferindo se a sala estará disponível na data e hora desejada é muito importante para evitar surpresas.
- Testes – Realizar um rápido teste de conexão antes da reunião oficial é sempre uma boa sugestão. Isso irá garantir a compatibilidade dos equipamentos e eliminará possibilidade de falhas na hora da reunião principal. Vale a pena gastar 10 minutos para ter certeza de que tudo estará conforme esperado. Verifique com pelo menos 15 minutos de antecedência se todos os equipamentos da sala estão ligados e em perfeito funcionamento.
- Som – Tenha certeza que o volume da audioconferência está em um nível adequado. Confira se o sistema de microfones está ligado e ativado.
3 – Durante as Reuniões
Durante o andamento das reuniões, recomendamos que os seguintes comportamentos sejam observados:
- A regra mais importante a ser seguida durante as reuniões é o modo como falamos. O ideal é que fale uma pessoa por vez, pausadamente, mantendo um tom de voz adequado e não muito distante do microfone do equipamento.
- Evite o trânsito de pessoas uma vez que a reunião se inicie. Pessoas saindo ou entrando na sala normalmente dispersam a atenção dos participantes, pois causam ruídos incômodos que podem ser percebidos do outro lado da ligação.
- Ruídos como, canetas batendo na mesa e celulares serão percebidos na outra localidade e podem prejudicar a qualidade da voz do apresentador. Muitas vezes não percebemos que estamos emitindo estes ruídos, portanto vale a pena ficar atento.
- Incentive as pessoas a falarem e participarem da reunião como se fosse um debate presencial. Aos poucos, os participantes se acostumaram com o uso da audioconferência e passam e se concentrar 100% no assunto em questão.
Não se esqueça, o sucesso de sua conferência depende apenas do bom senso e de algumas regras básicas que devem ser observadas para garantir que a reunião seja clara e objetiva. Não tenha receio em usar a audioconferência, alem de ser um método seguro de comunicação, ela é acima de tudo muito prática e útil para o seu dia-a-dia.
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